Datenschutzhinweis
Datenschutz, Verantwortlichkeit und Geltungsbereich
Wir respektieren die Privatsphäre unserer Kunden sowie anderer interessierter Personen und halten uns an die geltenden Gesetze zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Gesetze umfassen insbesondere:
- die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union („DSGVO“)
- das österreichische Datenschutzgesetz („DSG“)
- die einschlägigen Bestimmungen des österreichischen Telekommunikationsgesetzes 2021 („TKG 2021“)
Dieser Datenschutzhinweis umfasst:
- Web-App B2B Effizienzwerk Voice
Die Webapplikation ist erreichbar unter: https://voice.effizienzwerk.ai
Folgende Kategorien betroffener Personen sind von diesem Datenschutzhinweis umfasst:
- Kunden und deren Ansprechpartner
- Mitarbeiter des Kunden
- Unter Vertrag stehende Dritte des Kunden
- Kunden des Kunden und weitere Anrufende, soweit deren Daten im Kundenauftrag verarbeitet werden
Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu eigenen Zwecken im Rahmen dieses Datenschutzhinweises ist:
Effizienzwerk GmbHWischerstraße 7/2/17
4040 Linz
Österreich
Bei Datenschutzfragen können Sie uns unter folgender E-Mail kontaktieren: geschaeftsfuehrung@effizienzwerk.ai
Für die Verwaltung der eigenen Geschäftsbeziehung, Nutzerkonten, Abrechnung und eigene Supportkommunikation handelt Effizienzwerk als Verantwortlicher. Für Gesprächsinhalte, Kundendaten, Wissensdateien und Workflows, die unsere Kunden für ihre eigenen Geschäftsprozesse einsetzen, handelt Effizienzwerk als Auftragsverarbeiter. In diesen Fällen bleibt der jeweilige Kunde Verantwortlicher; die Verarbeitung richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und seinen dokumentierten Weisungen.
Im Folgenden wird erklärt:
- zu welchem Zweck personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden.
- welche Kategorien personenbezogener Daten von der Erfassung und Verarbeitung betroffen sind.
- unter welcher Rechtsgrundlage wir personenbezogene Daten verarbeiten.
- welche involvierten Dritte als Auftragsverarbeiter an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind.
- an welche Drittparteien personenbezogene Daten übermittelt werden.
- weitere Informationen wie Speicherdauer, Betroffenenrechte und andere Informationen, welche helfen, über die beschriebene Datenverarbeitung zu informieren.
Zwecke, zu denen personenbezogene Daten verarbeitet werden
Applikations-Hosting
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den technischen Betrieb, die Verfügbarkeit und die Wartung unserer Anwendungen zu ermöglichen. Dazu gehört die Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur zur Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten und Diensten, die Gewährleistung eines sicheren Zugriffs und die Unterstützung des zuverlässigen Funktionierens unserer Online-Angebote.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- IP-Adresse und technische Verbindungsdaten
- Geräte-Informationen
- Log-Daten und fehlerbezogene technische Daten
- Kontodaten, Konfigurationen und gespeicherte Plattforminhalte entsprechend den genutzten Funktionen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Für Inhalte, die unsere Kunden in eigener Verantwortung verarbeiten: Verarbeitung auf deren dokumentierte Weisung im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Weitere Informationen:
Standort der für den Plattformbetrieb genutzten Hetzner-Server: Deutschland. Die Verarbeitung durch weitere, funktionsbezogene Dienste richtet sich nach den nachfolgend beschriebenen Vorgängen.
Authentifizierung und Nutzerverwaltung (Login)
Um einen sicheren Zugang zu unseren Diensten zu gewährleisten, verarbeiten wir personenbezogene Daten zum Zwecke der Authentifizierung von Benutzern und der Verwaltung von Benutzerkonten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf geschützte Bereiche und Funktionen zugreifen können, die Integrität und Sicherheit unserer Systeme gewahrt bleibt und wir die Benutzereinstellungen und kontobezogenen Aktivitäten effizient verwalten können. Die Authentifizierung und Benutzerverwaltung sind für eine personalisierte und sichere Benutzererfahrung unerlässlich.
Die Nutzerverwaltung wird innerhalb unserer Plattform betrieben. Für Einladungen und das Zurücksetzen von Passwörtern versenden wir erforderliche E-Mails über Resend.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Name, E-Mail-Adresse und Benutzerkennung
- Authentifizierungs-, Sitzungs- und Berechtigungsdaten
- Organisationszuordnung und Nutzerrollen
- IP-Adresse, Geräte-Informationen und technische Log-Daten
- E-Mail-Inhalte und Zustelldaten für Einladungen und Passwortzurücksetzungen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Plus Five Five, Inc. (Resend), Vereinigte Staaten, für den E-Mail-Versand
Weitere Informationen:
Unser berechtigtes Interesse besteht darin, autorisierten Nutzern unserer Unternehmenskunden einen sicheren Zugang zu ermöglichen und unbefugte Zugriffe zu verhindern. Für den Login werden technisch erforderliche Sitzungscookies verwendet.
Resend verarbeitet Daten hauptsächlich in den USA. Die vertraglichen Transferregelungen sind im Abschnitt zu Drittlandübermittlungen beschrieben.
Pflegen einer Kundendatenbank (CRM)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Verwaltung und Pflege unserer Beziehung zu Ihnen als Kunde oder potenzieller Kunde. Dazu gehören Aktivitäten wie die Beantwortung Ihrer Anfragen, die Bereitstellung von Kundensupport, die Verwaltung Ihres Kontos, die Zusendung erforderlicher Informationen zu Ihrem Vertrag und die Verbesserung unserer Interaktionen mit Ihnen. Ziel ist es, eine effektive Kommunikation sicherzustellen und die kontinuierliche Entwicklung unserer Geschäftsbeziehungen zu unterstützen.
Unsere Kunden- und Organisationsverwaltung erfolgt innerhalb unserer Plattform. Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Zoho Mail; erforderliche automatisierte Plattformnachrichten versenden wir über Resend.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Identifikations- und Kontaktdaten der Ansprechpartner
- Unternehmens-, Organisations- und Vertragsdaten
- Kontoeinstellungen und Berechtigungen
- Anfragen, Korrespondenz und Transaktionsreferenzen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Berechtigtes Interesse an der Verwaltung unserer Kundenbeziehungen und der Bereitstellung effektiven Kundensupports auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Zoho Mail, betrieben durch die Zoho-Unternehmensgruppe, EU-Accountregion
- Plus Five Five, Inc. (Resend), Vereinigte Staaten, für den E-Mail-Versand
Weitere Informationen:
Die hier beschriebene Verwaltung unserer eigenen Kundenbeziehungen ist von CRM-Systemen zu unterscheiden, die ein Kunde für seine eigenen Anrufprozesse mit der Plattform verbindet. Diese optionalen Integrationen werden gesondert beschrieben.
Bei Zoho sind trotz EU-Accountregion mögliche technische Supportzugriffe aus Indien zu berücksichtigen. Für entsprechende Transfers gelten die dienstbezogenen Standardvertragsklauseln und ergänzenden Schutzmaßnahmen.
Durchführen von Zahlungen und Rechnungslegung
Wir verwenden den Dienstleister Stripe über dessen europäische Gesellschaften, um Zahlungen abzuwickeln und Rechnungen zu erstellen. Hierfür werden die für Bestellung, Zahlung und Rechnungslegung erforderlichen Informationen verarbeitet.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Name, Unternehmens- und Kontaktdaten
- Rechnungsadresse, Steuerangaben und Rechnungsdaten
- Zahlungsdaten und Zahlungsstatus
- Stripe-Kunden-, Zahlungs- und Transaktionsreferenzen
- Technische Informationen sowie von Stripe für den Zahlungsvorgang eingesetzte Cookies und ähnliche Technologien
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Gesetzliche Verpflichtungen zur Rechnungslegung und Aufbewahrung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
- Bei Drittlandübermittlungen: die jeweils einschlägigen Garantien oder Angemessenheitsbeschlüsse gemäß den Transferregelungen von Stripe
Involvierte Dienstleister und deren Rollen:
- Stripe Payments Europe, Limited, Irland; für die einschlägigen Zahlungsdienste gegebenenfalls zusätzlich Stripe Technology Europe, Limited
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Weitere Informationen:
Stripe handelt je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder als eigener Verantwortlicher, etwa für Zahlungsdienste, Betrugsbekämpfung und gesetzliche Pflichten. Die Rollen und internationalen Datenübermittlungen ergeben sich aus den nachfolgend verlinkten Anbieterunterlagen.
Für die Plattformabrechnung werden Vertrags- und Zahlungsinformationen verwendet. Gesprächsinhalte und Wissensdateien sind keine erforderlichen Angaben für diesen Abrechnungsvorgang.
Aboverwaltung
Wir verwenden Stripe Billing, um wiederkehrende Zahlungen und Abos zu verwalten. Dazu gehören die Zuordnung des gewählten Pakets, die Abrechnung, Änderungen des Abonnements und die Verwaltung über das Stripe-Kundenportal.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Abodaten, Tarif und Vertragsstatus
- Kontaktdaten, Rechnungsdaten und Steuerangaben
- Zahlungsdaten und Transaktionsreferenzen
- Technische Informationen sowie von Stripe für das Kundenportal eingesetzte Cookies und ähnliche Technologien
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Gesetzliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Abrechnungsnachweisen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
- Bei Drittlandübermittlungen: die jeweils einschlägigen Garantien oder Angemessenheitsbeschlüsse gemäß den Transferregelungen von Stripe
Involvierte Dienstleister und deren Rollen:
- Stripe Payments Europe, Limited, Irland; für die einschlägigen Zahlungsdienste gegebenenfalls zusätzlich Stripe Technology Europe, Limited
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Weitere Informationen:
Für Stripe gelten die im Abschnitt zu Zahlungen erläuterten Datenschutzrollen und Transferregelungen. Die gespeicherten Abonnement- und Zahlungsreferenzen dienen der Zuordnung und Durchführung Ihres Vertrags.
Fehleranalyse und -management
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um technische Fehler zu identifizieren, zu analysieren und zu beheben, die bei der Nutzung unserer Angebote und Dienstleistungen auftreten können. Dies hilft uns, die Stabilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit unserer Dienste aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Probleme umgehend erkannt und behoben werden, damit Ihre Erfahrung reibungslos und sicher bleibt.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Fehlerbezogene technische Daten und Log-Daten
- IP-Adresse, Zeitpunkte, betroffene Funktionen und technische Ereignisdaten
- Nutzer- oder Organisationskennungen, soweit für die Zuordnung einer Störung erforderlich
- Anbieterbezogene Zustell-, Verbindungs- und Fehlermeldungen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Bei Kundengesprächsinhalten: Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des verantwortlichen Kunden im Rahmen von Art. 28 DSGVO
- Für entsprechende Drittlandübermittlungen: die im Abschnitt zu Drittlandübermittlungen beschriebenen dienstbezogenen Transferregelungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Die beim betroffenen Vorgang eingesetzten Anbieter OpenAI, Twilio, Resend oder Stripe nach ihrer jeweiligen Rolle
Weitere Informationen:
Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion und Sicherheit unserer Angebote und Dienstleistungen durch Identifizierung und Behebung technischer Probleme. Die Speicherung von Gesprächsinhalten im Kundenauftrag richtet sich gesondert nach den vereinbarten Zwecken und Weisungen.
Bereitstellen der angebotenen Dienste
Mit unserer Applikation Effizienzwerk Voice bieten wir folgenden Service an: Konfigurieren, Verwalten und Bereitstellen eines KI-Telefon-Assistenten. In diesem Unterabschnitt beschreiben wir die verarbeiteten Daten und die beteiligten Drittanbieter für die direkte Bereitstellung unserer Dienste.
Die Plattform ermöglicht die Konfiguration von Assistenten und Workflows, Telefonie und Sprachtests, Gesprächstranskription und Zusammenfassungen, Nachbearbeitung sowie die Nutzung einer Wissensbasis. Abhängig von der aktivierten Funktion werden Audio, Texte, Konfigurationen, Tool-Ergebnisse und hochgeladene Wissensdateien verarbeitet. Bei der Wissensbasis werden Dokumente zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt und dort in Datei- und Suchspeichern vorgehalten.
Für Gesprächsinhalte, Kontaktdaten und sonstige Inhalte aus dem Geschäftsprozess eines Kunden handelt Effizienzwerk als Auftragsverarbeiter nach dessen dokumentierten Weisungen. Die Festlegung des Verarbeitungszwecks, der Rechtsgrundlage und der erforderlichen Information der betroffenen Personen obliegt dem verantwortlichen Kunden.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Audio-Sprachdaten und Telefonkonversationsdaten
- Telefonnummern, Telefonie-Metadaten und technische Verbindungsdaten
- Transkripte, Zusammenfassungen, Auswertungen und Workflow-Ergebnisse
- KI-Prompts, Konfigurationsdaten und andere KI-bezogene Informationen
- Hochgeladene Dokumente, Wissensinhalte und Suchergebnisse
- Identifikations-, Kontakt-, Unternehmens- und terminbezogene Daten, soweit vom Kunden eingebracht
- Informationen über frühere Gespräche, soweit die Kundengedächtnisfunktion aktiviert ist
- Technische Zugangsdaten, Verbindungsreferenzen und API-Keys für konfigurierte Integrationen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Für vom Kunden verantwortete Inhaltsverarbeitung: dessen jeweilige Rechtsgrundlage; Effizienzwerk verarbeitet diese Inhalte auf dokumentierte Weisung im Rahmen von Art. 28 DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
- Bei Twilio nach Maßgabe des dienstbezogenen Vertrags: verbindliche Unternehmensregeln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO
Involvierte Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- OpenAI Ireland Ltd. für KI-Verarbeitung
- Twilio Ireland Limited für Telefonie und SMS
- Plus Five Five, Inc. (Resend), Vereinigte Staaten, für den E-Mail-Versand
Weitere Informationen:
Für OpenAI wird das globale Verarbeitungsprofil eingesetzt. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder ein Verzicht auf sämtliche dienstbezogene Speicherung ist für diesen Einsatz nicht vereinbart.
Wenn Workflows E-Mails über Resend versenden, werden die vom Kunden konfigurierten Empfänger, Inhalte und Kommunikationsdaten an Resend übermittelt. Alternativ verbundene Postfächer und weitere Integrationen werden im nachfolgenden Abschnitt beschrieben.
Eine Audioaufzeichnung und deren Zweck sind vom verantwortlichen Kunden gesondert zu beurteilen. Erforderliche Informationen und gegebenenfalls Einwilligungen der Gesprächsteilnehmer sind vor der jeweiligen Verarbeitung sicherzustellen. Eine Audioaufnahme und die Erstellung eines Transkripts sind getrennte Verarbeitungsvorgänge.
Eine geplante Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfordert eine gesonderte Prüfung der Voraussetzungen, insbesondere nach Art. 9 DSGVO, der Anbieterbedingungen und des konkreten Einsatzes.
Vom Kunden verbundene Dienste und Integrationen
Kunden können je nach genutzter Funktion eigene Kalender, CRM-Systeme, Postfächer, SMTP-Dienste, Datenbanken oder HTTP-Schnittstellen mit der Plattform verbinden. Daten werden an diese Systeme übermittelt oder aus ihnen abgerufen, wenn der Kunde die Verbindung einrichtet und die zugehörige Funktion oder einen entsprechenden Workflow verwendet.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Verbindungs- und Kontokennungen, Berechtigungen sowie OAuth- und API-Zugangsdaten
- Kontaktdaten, CRM-Datensätze und Gesprächsergebnisse, soweit im Workflow verwendet
- Kalender- und Termindaten
- E-Mail-Empfänger, Nachrichteninhalte und Zustelldaten
- Vom Kunden festgelegte Datenbank-, API-Anfragen und Ergebnisse
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- Verarbeitung auf dokumentierte Weisung des verantwortlichen Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Rechtsgrundlage für die Inhaltsverarbeitung wird vom Kunden festgelegt
- Für die Verwaltung der Plattformverbindung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei Ansprechpartnern des Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Für Datenübermittlungen außerhalb des EWR: die für den jeweiligen Dienst und die jeweilige Rolle einschlägigen Transferregelungen
Abhängig von der Kundenkonfiguration involvierte Empfänger:
- Google-Dienste für verbundene Google-Kalender oder den Versand über Gmail
- Microsoft-Dienste für verbundene Microsoft- bzw. Outlook-Kalender
- Vom Kunden verbundene CRM-Anbieter, etwa HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Zoho CRM
- Vom Kunden gewählte CalDAV-, SMTP-, Datenbank- und API-Anbieter
Weitere Informationen:
Die konkret involvierten Empfänger und der Datenumfang ergeben sich aus den vom Kunden eingerichteten Verbindungen, den erteilten Zugriffsrechten und den ausgeführten Workflows. Die datenschutzrechtliche Rolle des jeweiligen Integrationsanbieters richtet sich nach der Vertrags- und Verarbeitungsbeziehung; ein vom Kunden verbundener Dienst ist nicht automatisch ein eigener Unterauftragsverarbeiter von Effizienzwerk.
OAuth-Berechtigungen dienen dem technischen Zugriff auf die gewählte Funktion. Die technische Freigabe einer Verbindung ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung für die Verarbeitung von Daten anderer Personen.
Kontaktaufnahme über E-Mail
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, um Ihre Anfragen zu beantworten, Ihnen die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen oder anderweitig mit Ihnen zu kommunizieren. So können wir Ihre Fragen oder sonstigen Anliegen effizient und effektiv bearbeiten.
Unsere geschäftlichen Postfächer werden mit Zoho Mail in der EU-Accountregion betrieben. Die Verarbeitung umfasst den Empfang, die Speicherung und die Bearbeitung Ihrer Nachrichten.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Name und E-Mail-Adresse sowie weitere von Ihnen angegebene Kontaktdaten
- Nachrichteninhalte und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge
- Kommunikations- und technische Zustelldaten
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Bei Anfragen zu einem möglichen oder bestehenden Vertrag mit Ihnen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Zoho Mail, betrieben durch die Zoho-Unternehmensgruppe, EU-Accountregion
Weitere Informationen:
Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine effektive Kommunikation mit Ihnen zu ermöglichen und auf Ihre Anfragen zu reagieren.
Trotz der EU-Accountregion können technische Supportzugriffe aus Indien stattfinden. Hierfür sind die im dienstbezogenen Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehenen Standardvertragsklauseln und ergänzenden Schutzmaßnahmen maßgeblich.
Wir bitten, im Zuge der Kontaktaufnahme keine besonders sensiblen Kategorien personenbezogener Daten zu übermitteln. Dazu zählen insbesondere Gesundheits- und Patientendaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten sowie Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.
Anbieten von KI-Chatfunktionen (KI-Builder)
Um Nutzern Hilfe bei der Konfiguration und Verwendung unserer Plattform zu bieten, stellen wir einen KI-Builder bereit. Sie können im Chat Fragen zur Plattform stellen sowie Assistenten, Tools und Workflows erstellen oder ändern lassen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um diese Interaktionen und die gewünschten Konfigurationsänderungen zu ermöglichen.
Die eingegebenen Nachrichten, der relevante Seitenkontext und die für die Aufgabe benötigten Konfigurationen werden über OpenAI verarbeitet.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Informationen, welche Sie als Freitext zur Verfügung stellen
- Kommunikationsdaten und Chatverlauf im Rahmen der Anfrage
- Nutzer-, Organisations- und technischer Seitenkontext
- Assistenten-, Tool- und Workflow-Konfigurationen sowie zugehörige Änderungen
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Für personenbezogene Inhalte des Kunden: Verarbeitung nach dessen dokumentierter Weisung im Rahmen von Art. 28 DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- OpenAI Ireland Ltd. für KI-Verarbeitung
Weitere Informationen:
Unser berechtigtes Interesse besteht darin, autorisierten Plattformnutzern effektive Hilfe bei der Bedienung und Konfiguration bereitzustellen.
Bitte geben Sie in Chatnachrichten keine Patientendaten, besonders sensiblen Inhalte oder nicht erforderlichen Zugangsdaten ein. Die Speicherung und Verarbeitung bei OpenAI richtet sich nach dem eingesetzten API-Dienst; die globale Verarbeitung ist im Abschnitt zu Drittlandübermittlungen beschrieben.
Versenden erforderlicher Plattform- und Vertragsnachrichten
Wir versenden erforderliche Nachrichten zum Betrieb Ihres Kontos und zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehung. Dazu gehören Einladungen, Passwortzurücksetzungen, Vertragsbestätigungen und Hinweise zum Guthaben oder zur Abrechnung.
Kategorien personenbezogener Daten, welche verarbeitet werden:
- Identifikations- und Kontaktdaten
- Konto-, Vertrags- und gegebenenfalls Abrechnungsinformationen
- Nachrichteninhalte und technische Zustelldaten
Rechtsgrundlage für Verarbeitung und Transfer:
- (Vor-)Vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind
- Für Ansprechpartner und Mitarbeiter unserer Unternehmenskunden: berechtigtes Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung eines sicheren Zugangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- EU-Standardvertragsklauseln auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO für entsprechende Drittlandübermittlungen
Involvierte Auftragsverarbeiter:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Plus Five Five, Inc. (Resend), Vereinigte Staaten, für den E-Mail-Versand
- Zoho Mail, betrieben durch die Zoho-Unternehmensgruppe, EU-Accountregion, für geschäftliche Korrespondenz
Weitere Informationen:
Diese Nachrichten dienen der Bereitstellung des vereinbarten Dienstes und der Kontoverwaltung. Die Registrierung oder die Nutzung der Plattform ist keine Einwilligung in einen Werbenewsletter.
Weitere Informationen
Cookies und ähnliche Technologien
Diese Applikation verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Informationen zu speichern und zu verarbeiten. Für den sicheren Login und die Zuordnung Ihrer Sitzung werden technisch erforderliche Cookies eingesetzt. Ausgewählte Bedienungseinstellungen und der Fortschritt der Assistenteneinrichtung werden im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) gespeichert.
Die Speicherung dient der Bereitstellung der angeforderten Plattformfunktionen nach § 165 Abs. 3 TKG 2021. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die bei der jeweiligen Funktion genannten Rechtsgrundlagen. Für technisch erforderliche Speicherungen ist keine vorherige Cookie-Einwilligung vorgesehen.
Sie können die Einstellungen Ihres Webbrowsers so konfigurieren, dass Sie Cookies und gespeicherte Informationen blockieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass das Deaktivieren erforderlicher Sitzungscookies den Login und den Zugriff auf geschützte Plattformfunktionen beeinträchtigen kann. Lokal gespeicherte Bedienungseinstellungen bleiben bis zur Änderung oder Löschung über die Browsereinstellungen gespeichert; die Laufzeit von Cookies ergibt sich aus dem jeweiligen Cookie.
Bei der Nutzung von Stripe-Zahlungsseiten, dem Stripe-Kundenportal oder vom Kunden verbundenen Diensten gelten zusätzlich die Speicher- und Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Sobald Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden oder die entsprechenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden Ihre Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen gelöscht oder anonymisiert.
Für Konto- und Vertragsdaten richtet sich die Speicherdauer nach der Dauer der Geschäftsbeziehung, der Bearbeitung von Anfragen sowie gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls der Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Technische Protokolle werden nach ihrem Sicherheits- und Fehleranalysezweck aufbewahrt.
Für Gesprächsinhalte, Transkripte, Zusammenfassungen, Wissensdateien und andere Inhalte im Kundenauftrag richten sich die Speicherung, Rückgabe und Löschung nach den vereinbarten Verarbeitungszwecken, den Weisungen des Kunden und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Löschung einer Audioaufnahme entfernt nicht automatisch ein gesondert gespeichertes Transkript, eine Zusammenfassung oder einen Eintrag im Kundengedächtnis.
Bei externen Anbietern können dienstbezogene Speicherungen, Protokoll- und Backupfristen hinzukommen. Insbesondere können bei OpenAI für bestimmte Funktionen Dateien und Suchspeicher bis zur jeweiligen Löschung vorgehalten werden; gesetzlich erforderliche oder dienstbezogene Restaufbewahrungen sind gesondert zu berücksichtigen. Eine Löschung in einem System entfernt nicht automatisch bereits übermittelte Kopien in verbundenen Diensten oder Empfängerpostfächern.
Schutz von personenbezogenen Daten
Wir schützen personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören ein auf die jeweiligen Aufgaben beschränkter Zugriff auf Daten und Maßnahmen zum Schutz der eingesetzten Systeme. Die Maßnahmen richten sich nach der Art der Verarbeitung und den damit verbundenen Risiken.
Widerruf einer erteilten Einwilligung
Sollten Sie zu einem bestimmten Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, können Sie jederzeit diese Einwilligung zurücknehmen (Widerruf). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten bis zum Widerruf wird durch den Widerruf nicht berührt.
Wenden Sie sich dazu an geschaeftsfuehrung@effizienzwerk.ai. Soweit Effizienzwerk Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, unterstützen wir den verantwortlichen Kunden bei der Bearbeitung eines Widerrufs.
Datenweitergabe
Ihre Daten werden den zuständigen Personen bei Effizienzwerk und den für den jeweiligen Vorgang genannten Dienstleistern zugänglich gemacht, soweit dies zur Durchführung der Geschäftsbeziehung, zum Betrieb der Plattform oder zur Bereitstellung der vereinbarten Funktionen erforderlich ist. Kundengeschäftsinhalte werden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags und der dokumentierten Weisungen verarbeitet.
Eine weitere Offenlegung kann erfolgen, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Betroffenenrechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie folgende Rechte ausüben:
Für Verarbeitungen, bei denen Effizienzwerk als Auftragsverarbeiter tätig ist, ist der jeweilige Kunde für die Bearbeitung Ihrer Rechte verantwortlich. Wir unterstützen ihn hierbei und leiten an uns gerichtete Anfragen entsprechend weiter.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten. Außerdem können Sie Auskunft über diese Daten und eine Kopie der personenbezogenen Daten erhalten.
Recht auf Berichtigung
Sollten Ihre Daten fehlerhaft oder unvollständig sein, berichtigen oder vervollständigen wir diese auf Anfrage.
Recht auf Übertragbarkeit
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten, können Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Soweit technisch machbar, können Sie auch die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter den gesetzlich vorgesehenen Umständen einschränken.
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns verarbeitete personenbezogene Daten löschen zu lassen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und keine entgegenstehenden gesetzlichen Gründe bestehen.
Recht auf Widerspruch
Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder benötigen die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Recht auf Beschwerde
Sollten Sie der Meinung sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie sich an uns wenden. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. In Österreich ist die Datenschutzbehörde zuständig.
Ausübung Ihrer Rechte
Alle Rechte können über den am Anfang dieses Datenschutzhinweises genannten Kontakt unter geschaeftsfuehrung@effizienzwerk.ai oder per Post wahrgenommen werden. Soweit erforderlich, können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.
Übermittlung von Daten in Drittländer
Beim Einsatz von OpenAI, Twilio, Resend und Stripe können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Bei Zoho Mail sind trotz EU-Accountregion mögliche technische Supportzugriffe aus Indien zu berücksichtigen. Auch vom Kunden verbundene Dienste können abhängig von Anbieter und Konfiguration internationale Datenübermittlungen auslösen.
Für Übermittlungen in Länder ohne einschlägigen Angemessenheitsbeschluss werden die für den jeweiligen Dienst vereinbarten Garantien nach Art. 46 DSGVO herangezogen. Das deutsche Hosting bei Hetzner bedeutet daher nicht, dass sämtliche Plattformfunktionen ausschließlich in Deutschland oder der EU verarbeitet werden. Eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie unter geschaeftsfuehrung@effizienzwerk.ai anfordern.
Übermittlung von Daten in die USA und das Data Privacy Framework
Ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO kann die Übermittlung personenbezogener Daten an die davon erfassten Empfänger ermöglichen. Das EU-US Data Privacy Framework betrifft entsprechend zertifizierte Organisationen in den USA und die vom Beschluss erfassten Datenübermittlungen. Für die oben genannten Dienste sind jeweils die dienstbezogenen Transferregelungen maßgeblich; wir setzen keine pauschale DPF-Zertifizierung aller Anbieter voraus.
Standardvertragsklauseln (SCC)
Für Datenübermittlungen in Länder ohne einschlägigen Angemessenheitsbeschluss stellt die EU-Kommission Standardvertragsklauseln bereit. Sie verpflichten die beteiligten Vertragspartner zum Schutz personenbezogener Daten und gewährleisten durchsetzbare Rechte für betroffene Personen. Soweit erforderlich, werden ergänzende Schutzmaßnahmen eingesetzt. Die jeweils einschlägigen Klauseln ergeben sich aus den Auftragsverarbeitungsverträgen der genannten Anbieter.
Verbindliche Unternehmensregeln (Binding Corporate Rules, BCRs)
Verbindliche Unternehmensregeln sind von den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden genehmigte Regeln für Datenübermittlungen innerhalb einer Unternehmensgruppe. Sie können nach Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO geeignete Garantien für solche Übermittlungen bieten. Bei Twilio kommen sie nach Maßgabe des dienstbezogenen Auftragsverarbeitungsvertrags für die davon erfassten gruppeninternen Übermittlungen in Betracht.
Weitere Informationen zu den Transferregelungen der Anbieter
Die folgenden Links betreffen die jeweiligen Datenschutzrollen und Transfermechanismen. Sie bedeuten nicht, dass sämtliche Anbieter verbindliche Unternehmensregeln verwenden.
Änderungen an diesem Datenschutzhinweis
Wir werden diesen Datenschutzhinweis gelegentlich aktualisieren, um Änderungen unserer Datenverarbeitungspraktiken, gesetzlichen Anforderungen oder sonstigen betrieblichen Notwendigkeiten Rechnung zu tragen. Alle Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, diesen Datenschutzhinweis regelmäßig zu überprüfen, um sich darüber zu informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen.
Stand: 10.10.2026.